Plano de Trabalho — Gestão, Tratamento e Preservação Digital do Acervo da AGU

A Advocacia-Geral da União produz e acumula massas documentais de altíssimo valor probatório e histórico, distribuídas entre suporte físico, repositórios de rede e, principalmente, o sistema Sapiens, hoje o principal ambiente de produção e tramitação documental da instituição. Esse crescimento acelerado da produção digital ocorreu, como é comum na administração pública, mais rápido do que a atualização dos instrumentos arquivísticos que deveriam ordená-lo.

O resultado é um conjunto de desafios encadeados: instrumentos de gestão desatualizados frente aos tipos documentais efetivamente produzidos; classificação inconsistente na origem; metadados insuficientes para recuperação, avaliação e destinação; ausência de um fluxo confiável de preservação digital de longo prazo; e dificuldade de padronizar o tratamento nas unidades descentralizadas nos estados.

Esta proposta apresenta um projeto de pesquisa aplicada que desenvolverá, experimentará e validará modelos, metodologias e protótipos para diagnóstico, instrumentos, descrição, tratamento de amostra, preservação digital, interoperabilidade, inteligência artificial de apoio, capacitação, planejamento, políticas, digitalização e governança do acesso.

A complexidade, a abrangência nacional e a relevância jurídica da AGU justificam tratá-la como estudo de caso institucional para construir conhecimento e soluções potencialmente replicáveis em outros órgãos públicos, sem presumir que resultados de um contexto possam ser transferidos sem nova validação.

O documento é deliberadamente apresentado como minuta. A intenção é que ele seja lido, criticado e reescrito em conjunto com as áreas da AGU responsáveis por gestão documental, tecnologia da informação, segurança da informação e pelas unidades nos estados.

Premissas assumidas

• O Sapiens permanece como sistema de produção e tramitação; o projeto não propõe substituí-lo, e sim qualificá-lo arquivisticamente e conectá-lo a um ambiente de preservação.
• Archivematica cumpre o papel de repositório arquivístico digital confiável (preservação) e o AtoM o papel de instrumento de descrição, difusão e acesso.
• Inteligência artificial é ferramenta de apoio à decisão humana, nunca instância decisória autônoma sobre classificação, temporalidade ou destinação.
• Todo produto gerado é documentado, versionado e transferido à AGU, evitando dependência da equipe externa após o encerramento.
• A construção é incremental e validada em ciclos curtos com as áreas da AGU.

Objetivo geral

Desenvolver, aplicar e validar, de forma conjunta com a AGU, modelos, metodologias, instrumentos e protótipos voltados à gestão, ao tratamento, à descrição, à preservação, à governança e ao acesso aos documentos arquivísticos, produzindo capacidade institucional e conhecimento científico replicável.

Objetivos específicos

• Diagnosticar a situação arquivística da instituição, considerando acervo físico, acervo digital e o ambiente Sapiens.
• Revisar e atualizar o plano/código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação, das atividades-fim e de apoio.
• Revisar e consolidar o rol de tipos documentais efetivamente produzidos, com definição e identificação diplomática.
• Elaborar o histórico institucional da AGU e levantar e descrever as autoridades segundo normas arquivísticas de descrição.
• Desenvolver e validar o modelo de descrição arquivística multinível, o perfil institucional de metadados e os instrumentos de pesquisa do acervo.
• Tratar amostras documentais representativas, físicas e digitais, produzindo modelos replicáveis de tratamento.
• Atualizar os instrumentos revisados dentro do Sapiens, de modo que a classificação correta ocorra na origem.
• Instalar, configurar e documentar Archivematica e AtoM em ambiente da AGU.
• Desenvolver barramento de interoperabilidade para transferência de documentos e metadados do Sapiens ao Archivematica.
• Aplicar inteligência artificial como apoio à classificação, à geração de metadados e à construção de taxonomias oficiais.
• Capacitar equipes e transferir conhecimento, incluindo apoio dirigido às unidades descentralizadas nos estados.
• Planejar o setor de arquivo da AGU como capacidade institucional permanente.
• Implantar indicadores arquivísticos para gestão, transparência e demonstração de resultados.
• Desenvolver e validar o protótipo PesArq como Plataforma de Governança de Dados Arquivísticos, integrando diagnósticos, instrumentos, indicadores, planejamento, políticas e planos de ação.
• Desenvolver e validar o protótipo IndexaDocs como apoio à classificação, indexação, localização e recuperação da informação arquivística.
• Elaborar e consolidar as políticas e normas de gestão de arquivo da AGU.
• Desenvolver e testar um modelo de digitalização retroativa, com pequena amostra piloto e plano de expansão.
• Desenvolver, testar e auditar um modelo de segurança, restrição de acesso e proteção de dados, com prova de conceito do portal de pesquisa.

Normas e instrumentos de referência

• Lei nº 8.159/1991 (política nacional de arquivos) e Decreto nº 10.148/2019 (comissões permanentes de avaliação e instrumentos de gestão).
• Resoluções do CONARQ, com destaque para as que tratam de documentos digitais, repositórios arquivísticos digitais confiáveis e diretrizes de preservação.
• e-ARQ Brasil — Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.
• Lei nº 12.527/2011 (acesso à informação) e Lei nº 13.709/2018 (proteção de dados pessoais), no tratamento de restrições de acesso.
• Normas de descrição: ISAD(G) e NOBRADE para unidades documentais; ISAAR(CPF) para autoridades; ISDIAH para entidades custodiadoras; ISDF para funções.
• Modelos e padrões de preservação: OAIS (ISO 14721), PREMIS, METS, Dublin Core e, quando aplicável, padrões de empacotamento como BagIt e SIP/AIP/DIP.
• Instrumentos próprios da AGU já vigentes, que serão inventariados e tomados como ponto de partida obrigatório.

O referencial não é decorativo: cada entrega do projeto será acompanhada de uma nota de conformidade indicando a norma aplicada, a interpretação adotada e as decisões institucionais tomadas quando houver margem interpretativa. Isso permite auditoria futura e reduz a dependência de memória informal.

A parceria será conduzida como pesquisa aplicada em Ciência da Informação e Arquivologia. A AGU constitui estudo de caso de especial relevância por sua abrangência nacional, diversidade funcional, produção documental jurídica e necessidade de articular gestão, preservação, segurança, acesso e transformação digital.

A pesquisa não se limita a executar rotinas: formulará problemas, construirá modelos e metodologias, desenvolverá protótipos, aplicará pilotos, coletará evidências, avaliará resultados e registrará limites. As soluções somente serão recomendadas para ampliação após validação técnica e institucional.

Contribuições previstas

• Modelos metodológicos de diagnóstico, descrição multinível, perfil de metadados, maturidade, conformidade, tratamento, planejamento, indicadores, digitalização e governança arquivística.
• Protótipos PesArq, IndexaDocs e de interoperabilidade e preservação digital, acompanhados de documentação, testes e condições de evolução.
• Produção de dados e evidências sobre produtividade, qualidade, custos, riscos e adoção em uma instituição pública nacional de alta complexidade.
• Formação de estudantes e pesquisadores de graduação e pós-graduação, articulada à transferência de conhecimento para servidores da AGU.
• Relatórios técnicos, manuais, modelos e resultados passíveis de divulgação acadêmica, respeitados sigilo, proteção de dados, autoria, aprovação institucional e regras do instrumento de cooperação.
• Metodologia integrada potencialmente adaptável a outros órgãos públicos, sem generalização automática e mediante validação em cada novo contexto.